Een effectief verzuimbeleid is veel meer dan een papieren document: het is een leidraad voor hoe een organisatie omgaat met ziekteverzuim, re-integratie, verantwoordelijkheden en preventie. Toch blijven veel verzuimregelingen jarenlang ongewijzigd, terwijl de organisatie en de arbeidsmarkt veranderen. In deze blog bespreek ik vijf duidelijke signalen dat het tijd is om je verzuimbeleid te herzien en hoe je dat slim aanpakt.
1. Stijgend (kort) verzuim zonder duidelijke oorzaak
Als het ziekteverzuim in je organisatie structureel stijgt, en je ziet geen duidelijke medische of seizoensgebonden verklaring, is dat een duidelijk signaal. Vooral frequent kort verzuim (1-3 dagen) is vaak een uiting van onderliggende problematiek zoals werkdruk, motivatieproblemen of onduidelijkheid over verwachtingen. Een actueel verzuimbeleid bevat richtlijnen om dit vroegtijdig te signaleren en aan te pakken, bijvoorbeeld met frequent-verzuimgesprekken en heldere terugkeergesprekken.
2. Onvoldoende eigenaarschap bij leidinggevenden
Een verzuimbeleid kan op papier goed geregeld zijn, maar valt of staat met de uitvoering ervan. In veel organisaties ontbreekt het leidinggevenden aan kennis of comfort om het verzuimproces goed te begeleiden. Ze weten bijvoorbeeld niet wanneer ze contact moeten opnemen, hoe ze een gesprek moeten voeren of wat ze juridisch mogen vragen. Als HR hierdoor telkens de regie moet overnemen, is het tijd om het beleid te herzien, te vereenvoudigen en meer eigenaarschap bij het management te leggen.
3. Veranderingen in wetgeving of rolverdeling
De wet- en regelgeving rondom verzuim (zoals de Wet verbetering poortwachter of AVG) verandert regelmatig. Ook de samenwerking met de arbodienst, bedrijfsarts of casemanager kan in de loop van de tijd verschuiven. Als je verzuimbeleid verouderde procedures bevat of niet aansluit bij de huidige praktijk, loop je risico op fouten en dus op loonsancties of verstoorde re-integratieprocessen.
Een herziening biedt de kans om het beleid in lijn te brengen met actuele wetgeving, maar ook om verantwoordelijkheden duidelijker te verdelen: wie doet wat in week 1, week 4, en week 42 van het verzuimtraject?
4. Medewerkers weten niet wat ze kunnen verwachten
Een goed verzuimbeleid is ook een communicatie-instrument. Als medewerkers bij ziekte niet weten wat er van hen verwacht wordt of wat zij van de organisatie mogen verwachten, ontstaat onduidelijkheid, spanning en mogelijk wantrouwen. Dat begint al bij de ziekmelding: moet dat telefonisch of per e-mail? Wanneer neemt de leidinggevende contact op? Wat zijn de vervolgstappen?
Een helder en actueel verzuimbeleid helpt om dit soort vragen vooraf te beantwoorden en zorgt voor eenduidigheid en rust in een kwetsbare situatie.
5. Geen aandacht voor preventie en duurzame inzetbaarheid
Veel oudere verzuimprotocollen zijn sterk gericht op het proces nadat iemand ziek is geworden. Moderne visies op HR en verzuim leggen echter juist de nadruk op preventie en duurzame inzetbaarheid. Denk aan vitaliteitsprogramma’s, periodieke werkdrukmetingen of coaching bij mentale klachten. Als je verzuimbeleid hier nog geen of te weinig aandacht aan besteedt, mis je de kans om uitval te voorkomen in plaats van te genezen.
Tijd voor een update?
Als je een of meerdere van deze signalen herkent, is het waarschijnlijk tijd om je verzuimbeleid onder de loep te nemen. Een herziening hoeft geen complex project te zijn. Start met een evaluatiegesprek met HR, leidinggevenden en eventueel je arbodienst. Breng de knelpunten in kaart, stel concrete doelen en zorg voor heldere communicatie richting medewerkers.
Een actueel verzuimbeleid draagt niet alleen bij aan lagere verzuimcijfers, maar ook aan vertrouwen, betrokkenheid en een gezonde organisatiecultuur.
